La gestion électronique des documents (GED) est quasiment indispensable pour le bon fonctionnement d’une entreprise. Ce système informatique permet de gérer de façon globale les documents d’une société. Voici 10 raisons de mettre en place un GED dans votre entreprise.
Améliorer la gestion clients
En utilisant ce système, vous gagnez du temps et vous limitez les risques d’erreurs lors des transactions avec les clients. Pour mieux comprendre ce principe, vous pouvez avoir une définition très complête de la GED en consultant un site spécialisé.
Optimiser le processus d’archivage
La GED est idéale pour optimiser le processus d’archivage d’une entreprise. Vous pouvez ranger vos dossiers simplement et les retrouver grâce à un système de mots-clés et de caractéristiques.
Améliorer la gestion documentaire au service des ressources humaines
Avec un logiciel GED, vous pouvez mieux gérer le service des ressources humaines de votre entreprise. En fait, le personnel pourra signer des contrats de travail de façon électronique. Mieux encore, chaque employé aura son propre dossier.
Optimiser le traitement des fournisseurs
Le traitement d’une facture coûte de l’argent, lorsque le procédé classique est utilisé. Avec la GED, vous pouvez améliorer l’administration et la gestion des factures. En fait, le logiciel se charge de les classer et de les expédier à chacun de vos collaborateurs.
Sécuriser les données
Autre avantage d’utiliser un logiciel de gestion électronique des documents, la sécurité des données. Un GED est, en effet, équipé d’un système de protection contre les failles informatiques et les attaques cybercriminelles.
Fluidifier la comptabilité
La GED vous permet également de fluidifier l’ensemble de votre comptabilité. Dans les faits, elle simplifie la saisie comptable en lisant de façon automatique les informations des tickets et des factures.
Gérer de façon éco-responsable l’entreprise
Avec la GED, vous pouvez adopter une attitude écologique dans votre entreprise. Vous n’aurez plus besoin d’une grande quantité de papier pour vos dossiers. Tout se fera électroniquement.
Avoir un stockage à long terme
Choisir la GED vous permet de stocker vos données dans un cloud. Ce qui signifie que vous pouvez les conserver le plus longtemps possible, sans craindre de les perdre. Mieux, vous pouvez les récupérer à tout moment.
Faciliter les recherches
La classification des données d’un logiciel de gestion électronique des documents vous permet de retrouver facilement un dossier. En effet, le système les range selon des critères précis définis en amont.
Traiter simultanément les dossiers
Par ailleurs, la GED vous permet de traiter plusieurs dossiers de façon simultanée. Vous n’aurez plus à passer d’un bureau à un autre pour le suivi d’un dossier. Depuis votre écran, vous pourrez suivre et modifier un fichier pendant qu’il est dans un autre service.
