Dans une entreprise, il est important de faire une gestion optimale des documents professionnels. Dans le cadre des archives, voici 10 principes essentiels qui garantissent sûreté et efficacité !
La méthode
La gestion des archives en entreprise requiert de la méthode. Il faut donc penser à appliquer une méthodologie bien précise. Celle-ci doit avoir comme but de garantir l’intégrité et la confidentialité des divers documents archivés.
Les enjeux
La gestion des archives dans une entreprise doit répondre à des enjeux bien précis. Ce sont surtout des enjeux légaux, stratégiques, financiers et historiques.
Du temps
L’organisation de la gestion des archives professionnelles nécessite aussi de pendre le temps qu’il faut. En effet, la méthodologie appliquée intègre différentes étapes auxquelles il faut accorder chacune un traitement particulier. Cela permet d’éviter certaines erreurs ou imprécisions.
Un plan d’archivage
Quand vous gérez des documents professionnels à archiver, il faut le faire selon un plan d’archivage bien déterminé. L’archivage ne consiste pas à empiler des documents sans classement. Il apporte plutôt une meilleure lecture.
De la logistique
Pour une gestion optimale de vos différents documents professionnels, il faut penser à s’équiper comme il se doit. Des accessoires comme les classeurs, les chemises et pochettes, les boîtes de rangements, les reliures, les meubles de stockage, etc., sont alors indispensables.
De l’innovation
Traditionnellement, la conservation des archives d’une entreprise se fait sous format papier. Cette technique offre de nombreux avantages en termes d’accès et de confort. Cependant, il est possible d’innover en misant sur la numérisation des archives plus avantageuses.
Du budget
Quel que soit le type d’entreprise que vous êtes, il faut savoir que la gestion des archives professionnelles a un coût. Il faut notamment prévoir un budget afin de faire face aux risques liés à une gestion défaillante de l’archivage.
De l’expertise
Il n’est pas dit que tout le monde peut gérer les archives professionnelles d’une entreprise. Il existe aujourd’hui des professionnels experts en la matière à qui vous pouvez confier la gestion partielle ou intégrale en externe de vos documents professionnels.
De la ressource humaine
Si vous n’optez pas pour une externalisation de la gestion de vos archives en entreprise, il faut au moins lui consacrer de la ressource humaine. Celle-ci s’occupera de tout comme l’identification, le classement, la consultation et la destruction.
De la sécurité
Vos archives dans une entreprise sont souvent des données relatives aux produits et services proposés. Ce sont donc des documents sensibles auxquels il faut garantir une sécurité optimale. Ils doivent être protégés contre les inondations, les incendies ou le vol, etc.
