En tant que manager d’équipe ou responsable d’un projet professionnel, vous pouvez être amené à animer une réunion à distance. Si, généralement, en présentiel, vous parvenez facilement à gérer ce genre de séance, ce peut être un peu difficile dans un contexte de télétravail. Toutefois, vous pouvez très bien vous en sortir comme un maître. Il faut juste que vous observiez quelques fondamentaux.
Accorder un temps de discussion informel avant le début de la réunion
En tant qu’animateur, il va sans dire que vous devez être le premier présent dans la salle de visioconférence. Vous aurez donc à accueillir vos collaborateurs au fur et à mesure qu’ils rejoindront la salle. Une fois que tout le monde aura signalé sa présence, prenez quelques minutes pour détendre l’atmosphère. Vous pourriez introduire un sujet qui n’a rien à voir avec l’objet de la rencontre. Si vous manquez d’inspiration, ces exemples d’ice-breakers pour vos réunions peuvent vous aider à mettre tout le monde dans l’ambiance.
Ce temps de discussion informel est important pour maintenir le lien entre les membres de votre équipe. Vous verrez que suite à ce démarrage sur une note plus conviviale, les échanges concernant le travail se feront plus naturellement.
Mesurez la météo de l’équipe
La force et la productivité d’un collectif dépendent grandement de l’état d’esprit de chaque individu qui le compose. Même si la présente idée semble s’apparenter à celle développé plus haut, elles ont deux objectifs différents. Prendre la météo de l’équipe revient à mesurer l’énergie de cette dernière. C’est le moment où vous invitez chaque participant à s’exprimer plus sérieusement sur son émotion ou son humeur du jour.
La météo d’équipe vous donne l’occasion de connaître l’état d’esprit dans lequel se trouvent vos collaborateurs avant le début de la séance. Cela vous permet d’ajuster votre management en conséquence et surtout, de créer de la confiance au sein de l’équipe.
Rappelez l’objectif de la réunion et le temps imparti
C’est le moment d’aborder les questions qui vous réunissent. Pour éviter de perdre du temps, commencez par énoncer l’ordre du jour et définissez l’objectif de la séance. Il est impératif que ce dernier soit atteint à la fin. Le temps imparti pour débattre de chaque question doit être aussi rappelé au début. Cela permettra d’encadrer la réunion afin d’éviter les digressions.
Il est, par ailleurs, préférable d’attribuer un rôle à chaque membre pendant la réunion. Le rapporteur, qui prend note pendant la séance, est chargé de l’envoi du compte rendu. Le gardien du temps doit veiller à ce que le timing de la réunion soit respecté, etc. À la fin, assurez-vous que chaque point a été abordé, avant de clôturer la rencontre comme vous aviez l’habitude (en mode présentiel).
